明確檔案整理的各項(xiàng)基本要求
檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案（收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等），進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求，為客戶提供檔案整理服務(wù)。
檔案整理數(shù)字化處理的四個(gè)步驟
檔案數(shù)字化前處理工作是對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換前開展的一種技術(shù)準(zhǔn)備工作，是在充分尊重檔案真實(shí)的基礎(chǔ)上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應(yīng)檔案數(shù)字化的技術(shù)要求開展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)字化前處理工作是檔案信息化的基礎(chǔ)，對(duì)于整理工作的開展具有十分重要的意義。
檔案數(shù)字化處理首先要確定掃描頁。原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對(duì)象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。第二步要編制頁號(hào)。應(yīng)對(duì)沒有頁號(hào)或頁號(hào)不正確的檔案重新編制頁號(hào)。在重新編制頁號(hào)時(shí)，一般用鉛筆。應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。第三步是拆除裝訂。應(yīng)以對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。第四步是技術(shù)修復(fù)。褶皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。
對(duì)檔案的頁碼和編號(hào)進(jìn)行有效編制可以促進(jìn)整理工作效率
在檔案整理過程中，通過檔案頁碼、編號(hào)的有效編制，能夠促進(jìn)工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號(hào)章內(nèi)編寫檔案號(hào)碼、所屬年份、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)代號(hào).保管時(shí)限、問題代號(hào)等內(nèi)容。再根據(jù)檔案整理的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案低級(jí)至的順序進(jìn)行編寫。有利于檔案案號(hào)編寫效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。
檔案實(shí)體整理的環(huán)節(jié)和信息開發(fā)概念
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、咨詢、函調(diào)、以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。
對(duì)于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等
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