明確檔案整理的各項基本要求
檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案（收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等），進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。數(shù)據(jù)檔案整理服務(wù)依據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶要求，為客戶提供檔案整理服務(wù)。
檔案整理工作方案的制定
為了使積存零散檔案文件的整理工作能夠順利地進(jìn)行，在整理以前，應(yīng)先了解檔案的情況，訂出一個整理工作方案。此工作方案包括以下內(nèi)容:立檔單位的歷史沿革和檔案狀況，整理的要求和具體方法，工作程序勞動組織，以及各工作完成時間。根據(jù)所要整理的檔案狀況、數(shù)量以及參加整理人數(shù)的不同，來針對性制定方案，整理工作方案可詳可簡。整理工作方案一般以全宗為單位編訂。整理互有聯(lián)系或同類型若干全宗時，也可以合編一個整理工作方案。
檔案整理的分類和實用整理步驟
根據(jù)所有的檔案把不同類別的檔案區(qū)分開來；鑒別每一份文件的保管期限，相同保管期限、相同類別的檔案材料作為一個組卷單位，不同類別、不同保管期限 資料不能混裝在同一個檔案盒中。排序采用年度一保管期限一分類的方法，同一保管期限的檔案資料，同一責(zé)任者的檔案資料按檔案形成的時間先后排序，報告、請示件要同批示、批復(fù)一起組件，批復(fù)、批示在前，請示報告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后重大活動資料可裝訂成冊，作為一件。在組卷過程中，去掉 重復(fù)的檔案材料，同類文件較少的能夠立薄卷。
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